«Ci servono delle scatole per questo prodotto. Potete farci un prezzo?»

È un buon punto di partenza. Per valutare una soluzione, però, al fornitore servono alcune informazioni in più. Due richieste apparentemente simili possono riguardare prodotti, spedizioni e modalità di lavoro molto diverse.

Non occorre arrivare con un progetto già definito. È utile, invece, raccontare che cosa bisogna proteggere, come verrà gestito e quali esigenze deve rispettare la fornitura.

In questa guida trovi le informazioni da raccogliere, un modello da copiare e un esempio compilato per preparare una richiesta di preventivo per imballaggi.

1. Descrivi il prodotto, oltre alle sue misure

Inizia da ciò che dovrà entrare nell’imballaggio. Indica il tipo di prodotto, le dimensioni e il peso del singolo articolo, precisando le unità di misura e l’ordine delle quote: lunghezza, profondità e altezza.

Se conosci soltanto le misure della scatola che utilizzi oggi, specifica se sono interne o esterne. Quelle del prodotto restano un’informazione distinta: il fornitore deve poter valutare anche lo spazio necessario alle protezioni.

Segnala poi ciò che una semplice misura non racconta:

• parti sporgenti o facilmente danneggiabili;
• superfici verniciate, lucidate o sensibili al contatto;
• accessori da confezionare insieme;
• orientamento richiesto durante il confezionamento;
• eventuali esigenze particolari del contenuto.

Una foto d’insieme e un dettaglio dei punti delicati rendono la descrizione più concreta. Se disponibile, allega un disegno con le quote. Puoi indicare che un dato è ancora da verificare: è preferibile a inserire una stima come se fosse una misura certa.

2. Racconta il percorso della spedizione

La richiesta dovrebbe descrivere anche che cosa succede dopo la chiusura del collo.

Il prodotto viene spedito singolarmente tramite corriere? Parte su pallet con altri articoli? Viene movimentato a mano oppure con attrezzature? Rimane in magazzino prima della partenza?

Comunica ciò che conosci su trasporto, movimentazione e stoccaggio. Se i colli vengono impilati, indica come e per quanto tempo, quando queste informazioni sono disponibili. Segnala anche eventuale esposizione all’umidità o altre condizioni particolari.

Peso, forma e fragilità del contenuto sono fra i fattori considerati maggiormente nelle indicazioni tecniche per valutare le esigenze di imballaggio.

3. Spiega che cosa vuoi migliorare

Se utilizzi già un imballaggio, descrivilo e indica il motivo per cui stai cercando una soluzione diversa.

“Vorremmo una scatola migliore” lascia aperte molte interpretazioni. Sono più utili osservazioni come:

• il prodotto si sposta all’interno;
• due componenti entrano in contatto;
• una parte sporgente arriva danneggiata;
• il confezionamento richiede troppi passaggi;
• i formati attuali occupano troppo spazio alla postazione.

Documenta il problema con foto, misure o annotazioni, se le hai. Quando mostri un danno, includi anche l’imballaggio e la disposizione delle protezioni interne, se disponibili: fotografare soltanto il prodotto danneggiato può lasciare fuori informazioni utili.

Una scatola esterna, un divisore e un materiale di riempimento svolgono funzioni diverse. Prima di chiedere “più cartone” o “più protezione”, chiarisci quindi il problema da affrontare.

4. Indica quantità, frequenza e tempi

Per preparare il confronto sulla fornitura, distingui il primo ordine dal fabbisogno ricorrente.

Comunica la quantità prevista per ciascun formato, la frequenza dei riordini e gli eventuali picchi. Se i numeri non sono ancora definitivi, puoi fornire un intervallo e dichiarare su quale previsione si basa.

Specifica anche la data entro cui il materiale deve essere disponibile. “Ci serve presto” può significare cose diverse per chi acquista e per chi deve organizzare la fornitura.

Se occorre valutare un campione prima dell’ordine, inserisci questa esigenza nella richiesta iniziale. La disponibilità di campioni, le condizioni e i tempi dovranno essere concordati con il fornitore.

5. Descrivi come lavorate alla postazione

L’imballaggio dovrà essere utilizzato da persone e attrezzature, in uno spazio concreto.

Indica se il confezionamento è manuale o avviene su una linea, quali attrezzature vengono impiegate e se esistono vincoli di spazio per scatole, protezioni e materiali di consumo.

Può essere utile spiegare anche quali operazioni devono avvenire all’apertura: estrarre il prodotto, identificare gli accessori, conservare l’imballaggio oppure smaltirlo.

Queste informazioni permettono di discutere la soluzione tenendo conto dell’utilizzo, oltre che del prodotto da contenere.

6. Usa un modello unico per raccogliere le informazioni

Puoi copiare questo schema in una mail e completare i campi disponibili.

PRODOTTO

• Che cosa dobbiamo imballare:
• Dimensioni del prodotto (L × P × H, con unità di misura):
• Peso del singolo articolo:
• Punti delicati, superfici e parti sporgenti:
• Accessori da inserire:
• Foto o disegno allegati:

PERCORSO E SITUAZIONE ATTUALE

• Modalità di trasporto:
• Movimentazione prevista:
• Impilamento e condizioni di stoccaggio:
• Imballaggio attualmente utilizzato:
• Problema o miglioramento richiesto:

FORNITURA E UTILIZZO

• Quantità per formato e per lotto:
• Frequenza prevista dei riordini:
• Eventuali picchi:
• Confezionamento manuale o su linea:
• Vincoli di spazio e attrezzature:
• Data richiesta per la prima disponibilità:
• Eventuale necessità di valutare un campione:
• Dati ancora da verificare:

Un esempio di richiesta compilata

Esempio illustrativo: non descrive un cliente o un risultato reale.

Dobbiamo imballare singolarmente un componente metallico verniciato, di dimensioni 28 × 18 × 12 cm e peso 4 kg. Una leva sporge lateralmente e la superficie verniciata deve essere considerata nella scelta delle protezioni.

Il confezionamento è manuale. I colli partono tramite corriere; le condizioni di impilamento durante il trasporto non sono note. Nel nostro magazzino restano su scaffale prima della partenza.

Nell’imballaggio attuale il componente può spostarsi. Alleghiamo foto del prodotto e della disposizione interna.

Prevediamo lotti da 100 pezzi e un fabbisogno indicativo di 300 pezzi al mese. Vorremmo ricevere il materiale entro l’inizio di dicembre, dopo aver concordato come valutare la soluzione.

Possiamo fornire ulteriori misure della leva e dell’imballaggio attuale.

Dalla richiesta alla scelta dell’imballaggio

Una richiesta completa aiuta a confrontare proposte riferite alle stesse esigenze. Quando ricevi un preventivo, verifica che siano chiari articolo, dimensioni, quantità, caratteristiche concordate, condizioni di fornitura e tempi.

Nel nostro catalogo puoi esplorare le scatole di cartone e i materiali in carta e cartone. Se hai bisogno di un confronto, invia le informazioni raccolte a info@gruppoimballaggifrancesca.it, allegando foto o disegni disponibili.

Partire dal prodotto e dal suo utilizzo permette di valutare se un articolo standard risponde all’esigenza o se occorre approfondire una soluzione dedicata.

Ogni giorno, il nostro lavoro è proteggere il vostro.